档案的借阅是研究所综合档案室的一项重要工作内容，为所领导和广大科研工作者提供各种门类、不同载体的档案资源，是综合档案室义不容辞的责任，也是发挥档案作用的桥梁和纽带。为了确保文书档案的安全，防止失密、泄密事件发生，充分发挥文书档案的作用，方便科研及管理人员，满足借阅者的需要，特制定本制度。 

　　一、本单位工作人员借阅 

　　指本所工作人员借阅档案，在通常情况下，须持综合办公室主任的签条，到档案室借阅、查阅档案（公开的档案），需办理登记手续，其原则是： 

　　1、借阅者一般应在档案阅览室内查阅，查阅所需材料不得乱翻，不得带出室外。 

　　2、借阅者应保持室内卫生，严禁吸烟，注意安全。 

　　3、各部门查阅本部门形成的科技、文书、会计及其他文书档案资料，可直接到档案室查阅。借阅其他部门的文书档案，须经所综合办公室负责人批准。各部门查阅党委、纪检委、所务会、领导碰头会记录的文书档案，需部门负责人签署意见，注明借卷用途， 

　　4、利用底图档案，只限本所工作人员，概不对外提供利用。如确因工作需要利用时须经档案形成部门负责人审查，科技开发处负责人审核，所分管领导批准后，严格按批准数量晒制。基本建设底图档案，只需主管部门负责人批准即可利用晒制。 

　　5、归还时由借阅者填写档案利用效果登记表，并由档案部门清点注销。 

　　6、如有特殊情况，需将档案材料借出，必须经主管领导批准，方可借出，借出的档案一律不得擅自复印。如确实需要复印者，必须经档案部门负责人及主管领导批准后，方可复印。借阅者要妥善保管和爱护档案材料，不准擅自撕扯、拖延、损毁、涂改、污染、拆、装转借、传阅或托人代还，用完后应立即归还，以维护案卷的安全与完整，防止失密、泄密事件的发生。 

　　二、非本单位工作人员借阅档案范围和手续 

　　非本单位人员查阅档案，需持本单位介绍信，说明用途，经分管领导批准后方可查阅，不得借出，未经许可，不得任意抄录档案内容，如需复印有关档案材料，须经分管档案领导批准后交纳一定的费用方可提供。 

　　　　　  三、凡属秘密级、机密级档案，需经分管领导同意后方可查阅，绝密档案一般不予查阅，特殊情况下，需经分管领导批准后方可查阅。涉及密级的档案只限定在阅览室内查阅，但不得泄密、摘抄、携带外出，并承担保密义务。 

　　四、借出档案的时间。文书档案、底图档案和其他特殊载体的档案，不超过一周；科技档案，不超过二月；会计档案，只限在档案室查阅，却因工作需要外借，需经财务部门负责人批准，但不超过三天。所借档案到期仍需使用时，到综合档案室办理续借手续。 

　　　　　  五、借阅档案，应认真填写借阅登记和“档案利用效果反馈单”。档案借出或归还，双方应当面清点签认。 

　　　　　  六、作好档案催还工作，借出档案应经常清理，对到期未归还的，要通过电话、发催还通知单等措施，督促其归还。 

　　　　　  七、凡借阅的档案材料，应对其妥善保管爱护，并负安全保密责任，不得将档案材料带到公共场所和不利保存的地方；不得擅自转借他人和提供外单位使用；不得丢失、损坏、抽取和拆散；不得勾划、涂抹、填注、加字和改字；不得私自摘抄、翻印和拍照。确因工作需要摘抄、复制时，经审批同意后，由档案人员监督执行，并加盖所综合档案部门“复制专用章”。 

　　　　　  八、借阅档案的人员因工作外出半月以上，须将所借档案全部归还综合档案室。 

　　　　　  九、职工退职、退休、停薪留职和调动工作时，人事、劳资部门凭档案室的签认，方可办理有关手续。 

　　　　　  十、外单位利用档案实行有偿服务。 

　　　　　  十一、责任部门，有关人员和档案工作人员如不按规章行事，造成档案资料损毁、丢失、泄密的，应按《档案法》、《档案法实施办法》和院有关规定处理。 

　　十二、本制度自印发之日起执行，由所综合办公室负责解释。