证明和介绍信是一种使用相当广泛的能够代表研究所身份的证明。开具证明或介绍信要履行一定手续，严格掌握制度，当开则开，严禁开出空白证明和介绍信。 

　　一、开具证明、介绍信的手续 

　　如需单位开具证明或介绍信，应事先向综合办公室主任说明事由、用途，经批准后由具体工作人员根据实际情况，填写有关内容，盖章后交给需用人。另外，如果是为请求或希望或证明某种情况，但需要说明的情况又比较复杂，填写的内容不适宜开具统一格式的证明、介绍信的，可以用公用信笺书写或打印后，经过审核后加盖印章后也可使用。开具的证明或介绍信如需加盖研究所印章，必须经研究所领导审批后方可办理。 

　　二、证明、介绍信的管理 

　　研究所的证明、介绍信应由专人管理，留底的存根应妥善保管，按档案管理要求归档，保管期限五年。 

　　因情况变化，开具的证明和介绍信没有使用，领用人应立即退还办公室，贴在原存根处，并注明情况，以免丢失。 

　　三、使用证明、介绍信注意事项 

　　1、使用者的真实身份与事由要严格审核，防止伪造和冒用。 

　　2、填写有关内容时，要求简单明了，叙事清楚，语气婉娩。 

　　3、单位名称要用全称或规范化简称；要有编号和骑缝章；存根和发出的信要前后一致。 

　　4、一项工作如需多次联系，未结束前，其证明、介绍信可以继续使用。 

　　5、一旦发现证明或介绍信丢失，领用人应立即向单位有关部门反映，及时采取相应措施。 

　　6、除特殊原因，并经领导同意外，一律禁止开具空白证明、介绍信及盖有公章的白条。