一、鉴于运用电子计算机进行文件和信息处理，以及ARP电子政务系统的运用，已是我所各行政管理部门开展业务活动的一项重要手段。为加强电子文件的安全管理，保证我所业务管理中所形成的各类电子文件能顺利流转，按时归档和有效利用。根据《中华人民共和国档案法》和中科院有关电子文件归档管理的规定，并结合我所电子文件的形成、过程和信息处理的现状，特制订本规定。
二、凡我所各管理部门和个人在履行公务（管理）活动中在数字设备及环境性中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读，处理并中在通讯网络上传送的文件属电子文件。
经过鉴定确认具有保存参考和利用价值的归档电子文件，即为电子文件档案。
三、电子文件档案的收集范围
经计算机处理形成的文字、表格文件。重点收集定稿的草稿文件和记录了最后修改结果有重要凭证依据，价值内容真实、完整、有效的文件。即：
1、修改稿、定稿、正式电子文件（Word、Excel、ppt等）。
2、用扫描仪等设备获得的静态图像文件。
3、用计算机辅助设计或绘图获得的图形文件。
4、用视频设备获得的动态图像文件（影像文件）。
5、用音频设备获得的声音文件。
6、用多媒体技术制作的多媒体文件。
7、用数据库系统制作的数据文件。
四、电子文件归档前的职责
1、为保证电子文件的完整、真实和有效利用，电子文件从制作形成到归档管理的过程，均应严格按制度规范登记、明确职责、责任到人，保证电子文件从产生、运转、处理和移交归档过程中完全处于受控状态。
2、电子文件在归档前应由各承办（制作）部门的兼职档案人员，会同电子文件的具体操作人员共同洽商制订归档计划，并严格按计划要求将电子文件整理归档移交综合档案室。
3、根据部门立卷原则，各管理承办部门必须认真负责做好本部门所形成的各类电子文件的承办、运转和整理工作并按时归档。
4、电子公文的正、草稿发送须严格按公文处理规定，落实必需的签字手续，明确拟稿．核稿、签发等环节的责任者。
5、电子文件的形成或承办部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载制作备份。需永久、长期保存的电子文件档案应制作纸质版本与电子文件一并归档。
6、电子文件制作部门或操作人员在制作产生归档电子文件的过程中应按规定及时写入相应标记。
7、电子文件归档前，制作（承办）部门或操作人员负有对光盘、磁盘、磁带等介质载体进行病毒检查和清除并做好明显标记的责任。
五、电子文件归档入库后的职责
1、综合档案室或档案专管人员负有对电子文件归档工作的监督、指导责任和归档时的检查验收以及接收入库后统一编目和安全保管、开发利用的责任。
2、综合档案室或档案专管人员在接收电子文件档案后，要对电子文件重新制作统一归档标识并进行分类、组盘，把分类后的电子文件按规定重新排列，填写著录项目、编制机读记录和存放载体的编号，编制符合国家档案著录规则要求的简要检索工具。
六、电子文件档案的移交
1、电子文件形成部门（或具体操作人员），在电子文件形成后并确认有保存价值（或重要凭证作用）时，应由兼职档案员尽快移交综合档案室归档入库。
2、电子文件承办制作部门和综合档案室在移交过程中应检查并确认归档电子文件的真实性与完整性，做到移交及时、数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。
七、电子文件档案的保管
电子文件档案的保管要做到防潮、防磁，保密、安全、便于保管、利用。
1、电子文件档案经接收后，档案部门要严格做好电子文件档案的保管和再检验工作。接收入库的各类电子档案应定期机读抽检，抽检率不低于40%，确保上机测试无病毒和100%的准确率。
2、对涉密电子文件要严格按相关保密条例进行处理，确实做到不在非涉密计算机等设备处理涉密电子文件；涉密电子档案的编目、入库、收藏均另行处理。
3、磁性载体上的归档电子文件应定期复制，一般应每隔四年复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不应少于四年。
八、电子文件档案的开发利用
1、综合档案室负有积极开展电子文件档案的开发利用职责，在工作规程上既要严格管理保护，又要便于有效开发利用。
2、综合档案室应制作便于查阅的电子文件档案简目，发给各部门和有关人员以便查阅利用。
3、重要的、封存的电子文件档案一般不外借，需要利用（使用）时，档案室只提供复制件。
4、通过网络来利用的电子文件档案必须采取有效的安全保密防范措施和可靠的监督保障系统。
5、查阅和利用归档电子文档其手续按文书档案借阅办法处理。
九、本规定由综合办公室负责解释。
十、本规定自公布之日起执行。
附件下载
相关新闻
