1.适用范围
　　　  本操作规程适用于各职能处、室文书档案的预立卷工作。凡属所《文书档案归档范围》的年度内所有处理完毕的各种载体文件资料和各类附件均属预立卷范围。
　　　  2.职责
　　　  2.1 综合办公室文书档案管理人员负有对预立卷工作的指导、督促、检查责任。
　　　  2.2 各职能处、室内勤（兼职档案员）负有对本部门的文件流转、相应的保管及预立卷工作责任。处、室负责人负有领导责任，必须积极关心支持，予以指导和督办。
　　　  2.3 各职能处、室内勤人员应在规定期限内将已预立卷的案卷向综合档案室移交归档，文书档案管理人员直接与内勤办理交接手续，若案卷不完整或不符合要求，内勤人员有责任补齐和整改。
　　　  3．预立卷的要求、时间和方法
　　　  3.1 预立卷要求、时间
　　　  3.1.1 在确保文件管理的及时性、准确性、完整性的前提下，预立卷材料要分类清晰、调整简易、查阅方便、管理有效。
　　　  3.1.2 各职能处、室具体承办人应把办结后的文件转交本部门内勤人员集中分类形成预立卷，同时建立预立卷文件目录，并录入计算机，打印后作为移交清单。在移交归档文件时，电子版目录同时移交综合档案室（在规定时间内）。
　　　  3.1.3 计算机录入要求：请用“Microsoft Excel”工作簿“文本”格式；输入成文日期必须是年月日全部，如没有月或日：“2000”可填写“2000-01-01” 或“2000-08”可填写“2000-08-01”
　　　  3.1.4各职能处、室在每年4月底前，必须将上一年文件材料向文书档案部门移交，并确保档案的归档率、完整率、合格率100%。
　　　  3.2 预立卷方法
　　　  3.2.1 按工作利用价值分类
　　　  可按本部门工作查考利用的重要程度划分保管期限（即：永久、长期[50年]、短期[15年]）三大类（盒），每大类（盒）中可以根据具体工作事项、文件的重要程度、特点、时间分装纸袋，一个事件（记载一件完整的事项）装在一个纸袋，按批件在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，审定稿在后的顺序排列进行文书预立卷。
　　　  3.2.2 临时件号的设立
　　　  预立文件应根据工作实际情况，随时置入文件盒及专用档案袋内，并同时在文件的右上角用铅笔编上号：保管期限+1个事项（纸袋）号+件号（在一个纸中件号可以n….个），便于文件的查找和归档。 
　　　  保管期限（即：永久[A]、长期[B]、短期[C]） 
　　　  按已完成具体事项的文件举例编号： 
　　　  永久类+1个事项（纸袋）1号+件号（右上角编号即为：A+001+XXX-0001） 
　　　  一个事项内如有保管期限不同，以保管期限上限的为准，XXX：为承办人员姓名，启用件号应在递交文书管理员前办理完成，可以按自动，也可以入录。 
　　　  4．预立卷的步骤 
　　　  根据硅酸盐所《公文处理办法》和《文书档案工作细则》的规定，预立卷工作步骤可分为： 
　　　  4.1 收文、发文 
　　　  4.1.1 以收文为中心收集。以执行院部来文为例：每年院部来文要求各单位报送或执行日总结计划、各类人员统计等，按来文要求报送的材料应另留存一整套文件及附件（用电子文件形式的应包括计算机软盘、发送的传真、电子邮件等的内容，同时以文字形式留存），与来文一并按顺序要求整理完毕后及时转交本部门内勤人员立卷。 
　　　  4.1.2 以发文为中心扩展处理。以所部对外发文为例：某职能部门拟请示出国事由报送上级后，上级给予批复，承办人员在处理完毕后可将批复、请示、附件及有关文件材料汇总为一个事项，交由本部门内勤预立卷。 
　　　  4.2 党委会、所务会及各类专项会议 
　　　  4.2.1 党委会、所务会议及所务扩大会议必须有专人记录，使用规范的会议记录纸并准确记录会议时间、地点、出席人员、列席人员、主持人、记录人、会议内容等，有附件材料的要附上有关文件，连同会后整理的由会议主持人签署的会议纪要一起移交本部门内勤人员保管、立卷。 
　　　  4.2.2 专项会议，如所庆、职代会、国际会议等，各承办部门（人员）在承办整个会议前后所形成的各类文件材料，必须及时收集、整理（包括声像资料、电子文件等）待会议结束，应立即整理并移交本部门内勤保管、立卷。 
　　　  4.3职能部门的离退休、离岗调动人员所持材料的收集整理和归档 
　　　  4.3.1管理岗位的离退休人员，在离退休前，除移交本岗位的工作之外，同时应认真清理所持有的各类文件资料，特别是本年度及上一年度经手完成或正在进行中的工作所生成而尚未立卷的资料，应全部移交给本部门内勤。(参见中国科学院《中国科学院公文处理标准》、《中国科学院档案管理工作标准》科发办字[2005]373号文) 
　　　  4.3.2 因工作需要调动或离岗的行政管理人员，在离岗前，除认真移交本岗位的工作之外，同时应主动把留存的各类文件资料移交给本部门内勤，内勤人员也有责任提醒并协助离岗人员做好文件资料的移交工作。在移交时各职能部门负责人有责任督促、共同完成移交工作。 
　　　  5．引用文件 
　　　  5.2 中国科学院《中国科学院公文处理标准》、《中国科学院档案管理工作标准》 
　　　  5.3 中国科学院上海硅酸盐研究所《文书档案工作细则》、《文书档案归档案范围及保管期限》 
　　　  6．术语 
　　　  6.1 永久：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的。 
　　　  6.2长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的。 
　　　  6.3 短期：凡是在较短时间内对本单位有查考利用价值的。 
　　　  6.4 档案的归档率：年度应归档案项目数与实际收归档案项目数之比称之谓归档率。 
　　　  实际归档项目数越大，则归档率越高，实际归档项目数与应归档项目数相同，则其归档率为百分之一百。 
　　　  6.5 档案的完整率：是指具体每一类、种已归档案中的应归档文件的份总数与实际归档文件的份总数之比。如：①应归上级来文总数为80个，实际只归上级来文76个，其完整率仅为95%；②整个项目有来文、发文、附件、报表等，缺一个文件或附件、报表，这也属于不完整率。 
　　　  6.6 档案的合格率：是指已形成案卷的档案的内在与外观质量指标，是由卷皮封面、卷内目录、备考表是否健全、合理，标题是否确切，卷内文件编排组卷是否符合档案的国家（院）标准，是否有不规范的现象等，案卷的装订、制作是否整齐、规范、牢固等综合质量构成。