为加强对文书档案的整理立卷和归档工作，健全研究所文书档案管理制度，提高文书档案质量，更好地为研究所各项工作和社会服务。根据中央办公厅、国务院办公厅批准颁发的《国家行政和机关公文处理办法》和中国科学院印发的《中科院公文处理办法》、《关于机关文书档案工作办法》，以及中科院《公共事务管理工作标准化管理》的有关规定，结合我所具体情况，制定本细则。
第一条研究所综合档案室，统一管理我所机关、党、政（含人事教育保卫、财务）、工团及个人从事党群、行政、科研、外事等管理活动形成的、办理完毕的、具有查考和凭证作用，对研究所和社会有保存价值的不同载体形式的文书材料。 
　　　  第二条文书档案实行文件形成部门整理立卷、归档制度。各职能处室确定一名专（兼）职档案员，具体负责和组织本部门文书档案的整理、归档工作，按规定时间及时移交所综合档案室。
　　第三条所属各部门应加强对档案工作的组织管理，建立档案工作制度，把档案工作纳入各项管理工作之中，在布置、检查、总结工作的同时,布置、检查、总结文书档案工作。
　　　  第四条　部门兼职文书档案员的任务：
　　（一）上级来文原则上由办公室文书处理人员统一收发、登记、传送、保管于次年清理移交归档。上级机关对口下发到所属部门的业务性文件应由各部门的兼职文书档案员负责登记、交办。并将办理完毕的材料于次年第一季度末统一移交归档。
　　（二）对于日常所收来文，兼职档案人员按文件内容性质作好认真登记后送交主管负责人（或办公室主任）阅签并提出拟办意见后送有关领导批示，或交有关业务主管部门办理，紧急公文要提出办理时限并负责催办，承办单位不得延误。对不属于本部门职权范围内办理的应迅速交回文书部门（或文书管理人员）并说明理由。
　　（三）主动及时将本管辖部门负责人参加上级主管部门召开会议带回的需要贯彻的和有查考价值的文件材料收集齐全，作好认真登记、保管。
　　（四）负责在次年4月以前按照立卷类目条款将本部门办理完毕的有价值的文书材料进行认真整理，统一移交综合档案室。 
　　    第五条　对公文处理的要求（公文包括：决定、请示、报告、通知、通报、批复、函、会议、纪要）： 
　　　  （一）公文处理必须做到及时、准确、安全。严格遵守规章制度，一切按公文处理程序办理，反对马虎、粗枝大叶的行为。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。 
　　　  （二）公文处理要分清轻重缓急、及时、迅速处理、努力做到使文件在各个环节不积压和滞留，尽量提高文件的阅文率。即政策法规性的文件要让本机关所属部门都要了解其内容，业务范围方面的文件必须及时传送给涉及相关业务部门阅看并承办，尽量缩短办理周期，努力提高工作效率和公文处理质量。 
　　　　（三）遵守党和国家机密。对尚未公布的涉密文件，经办人员都要注意涉密内容不给无关人员阅览或谈论。文件的转借交接要严格登记签收手续，明确责任。造成重要文件和密级文件失密或丢失者，按照《新疆理化所保密管理条例》和《新疆理化所安全保密工作责任实施细则》中的相关规定追究责任。 
　　　  （四）领导人和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料，应及时交付本单位有关部门或专（兼）职档案员，以便整理、归档。个人不得保存应该归档的文件材料。工作人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人员或档案员。
　　第六条　文书档案部门(所综合档案室)的任务： 
　　　  （一）负责管理本单位的全部文书档案及文书档案的调阅和提供利用工作，并对本单位各部门的文书档案立卷归档工作进行指导、监督和协助。收集、整理组卷、保管各部门交来的归档材料，努力提高档案的科学管理，积极提供档案材料为本所科研人员、领导决策和各项工作服务。　 
　　　  （二）协助各部门兼职档案人员清理、接收归档材料，按要求时间及时归档。负责催收有关离所人员清理移交手中承办的材料。 
　　　  （三）收藏和保管有关政策法规性文件汇编、书刊和资料，配合档案材料利用。 
　　　  （四）编制必要的检索工具，年度立卷类目。贯彻党和国家有关档案工作的方针政策、条例等制定研究所文书档案工作的制度、办法、条例、计划。 
　　　  （五）业务工作接受院办公厅、院档案馆以及新疆分院和当地档案管理部门的业务指导、监督、检查。 
　　　  第七条　文书档案材料的归档范围和质量要求 
　　　  （一）归档范围 
　　　  1、凡是本所党、政（含人事、保卫、教育、财会、后勤等）工、团工作活动中形成的并已经办理完毕的具有查考和凭证作用的文书材料，包括收发文电及其他未经收发登记和文书材料（如会议文件材料、计划、总结、统计报表、调查报告、照片、录音、录像、合同契约、规章制度等）。 
　　　  2、上级机关及外单位发送的针对本单位或与本单位主要业务工作有密切联系的文件材料。 
　　　  （二）不归档范围 
　　　  1、上级单位形成的文件材料： 
　　　  （1）任免、奖惩非本单位工作人员的文件； 
　　　  （2）普发性供参阅不需要办理的文件材料； 
　　　  （3）供工作参考的抄件； 
　　　  （4）征求意见未定稿的文件。 
　　　  2、本单位形成的文件材料： 
　　　  （1）重份文件； 
　　　  （2）无查考利用价值的事务性、临时性文件； 
　　　  （3）未经会议讨论、未经领导审阅签发的文件、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改和负责人签字最后定稿除外）。 
　　　  （4）无特殊保存价值的信封、一般性人民群众来信。 
　　　  （5）单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信。 
　　　  （6）本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。 
　　　  （7）为参考目的从各方面收集的文件材料。 
　　　  3、同级单位和非隶属单位形成的文件材料 
　　　  （1）不需贯彻执行和无查考价值的文件材料； 
　　　  （2）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 
　　　  （三）归档时间： 
　　　  1、按照国家有关规定和实际工作情况，必须注意文件材料办理完毕后的平时积累和保管，在第二年六月底以前把前一年所有工作中形成的有价值的文件材料按要求，立卷归档交档案室管理（没有办理完毕的文件材料可暂不归档，继续办理，待下一年再按要求归档）。 
　　　  2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务室立卷归档保管一年后移交档案室归档，其余期满以后的档案全部移交归档。对于已立卷成册归档的会计档案原则上应由财务会计部门编造清册移交所综合档案室保管。 
　　　  3、归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份，送交综合档案室检查验收。综合档案室在接收前，对送交的档案进行严格的质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。对质量符合规范要求的档案，经清点无误后，交接双方在归档文件目录上签字盖章，一份退归档部门，一份留综合档案室备查。 
　　　  （四）归档材料的质量要求 
　　　  1、归档的文件应为原件，不得擅自修改或事后补制。归档的文件材料要收集齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。来文和复文、请示与批复、正本与定稿、正件与附件、转发文与被转发文、报表、名册、图册等应按其原装订方式放在一起，不得拆散。要保持文件间的有机联系。 
　　　  2、文件和电报按其内容合并整理立卷。 
　　　  3、不同保管期限的文件材料单独组卷。 
　　　  4、跨年度办理的文件，放在结束年度立卷。计划、总结、统计报表、预决算报表等材料一般放在针对年度，其中长远计划放在开始年度，总结放在最后年度。 
　　　  5、几个部门合办或联合召开的会议文件由主办部门负责收集完整统一交文书档案室立卷。 
　　　  6、各部门移交档案材料时，交接双方根据目录进行清点核对，并履行签收手续后各持一份目录以备查之用。 
　　　  7、为便于立卷，保证档案质量，各部门行文一律用A4纸，禁用铅笔和非档案专用的园珠笔书写，签批、起草公文和领导批注一律用碳素墨水或蓝黑墨水。归档文件在装订时，正本在前，定稿在后；正文在前附件在后，原件在前复制件在后，转发文在前，被转发文在后，复文在前来文在后，中文文本在前，外文文本在后，公文处理单在前，文件在后。 
　　　  8、归档材料必须符合公文行文格式：即行文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后领导签发日期为准。文字要简炼，严格一文一事制度，上报文件应按照上报机关的要求标注主题词，要写明主送机关和抄送机关，并注明发文日期（具体年月日不能写阿拉伯数字）。 
　　　  以所名义发文，文稿要经所办公室主任核稿（核稿内容和重点要符合中国科学院公文处理办法和要求）签字后送所领导签发，然后由办公室盖章发出。 
　　　  以党委名义的发文，由党委书记或副书记签发后，交办公室登记后盖党委章发出。 
　　　 第八条　档案接收
　　 （一）接收时间：文书档案在次年六月底以前接收完毕。 
　　　   （二）单位调整或合并时，撤消单位应在一个月之内负责把调整前的档案整理归档；
　　 （三）临时性单位，成立时应及时将档案员和联系电话通知档案馆收集指导办公室，工作结束一个月之内完成归档工作。
　　　 第九条归档手续。填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。　 第十条本细则由所综合办公室负责解释。
　　　  第十一条本办法自印发之日起开始执行。